Kevés vállalkozó indul úgy neki a napnak, hogy semmi dolga nincs. Mire megérkezik az első kávé, már ott vár néhány e-mail, egy visszahívásra váró ügyfél, egy félbehagyott ajánlat, egy közelgő határidő és néhány olyan feladat is, amelyről csak ő tudja, hogy még el kell végezni.
Sokáig természetesnek tűnik, hogy ezt mind fejben tartjuk. Egy ideig működik is. Aztán egyre több projekt fut egyszerre, egyre több ügyféllel kell egyeztetni, és a nap végére már nem az a legnagyobb kérdés, hogy mennyi munkánk volt, hanem az, hogy vajon minden fontos dolog eszünkbe jutott-e.
Érdekes módon ilyenkor sokan saját magukat hibáztatják. Úgy érzik, nem elég szervezettek, nem elég koncentráltak, vagy egyszerűen túl feledékenyek lettek. Pedig a háttérben gyakran nem a memória romlása áll, hanem az, hogy olyan mennyiségű információt próbálunk egyszerre fejben tartani, amire az emberi agy egyszerűen nem lett kitalálva.
Amit elvárunk magunktól, arra nem mindig vagyunk képesek
A pszichológiai kutatások régóta foglalkoznak a munkamemóriával, vagyis azzal a rendszerrel, amely lehetővé teszi, hogy rövid ideig információkat tartsunk és használjunk a gondolkodás során. Ennek azonban vannak korlátai. Nem véletlen, hogy egy hosszabb telefonszámot néhány másodperc múlva már nehéz pontosan felidézni, vagy hogy egy félbeszakított feladat után idő kell, mire újra felvesszük a fonalat.
A vállalkozás működtetése ennél jóval összetettebb helyzetet teremt. Nem néhány számjegyet próbálunk megjegyezni, hanem ügyfélkéréseket, határidőket, ígéreteket, megbeszéléseket és olyan apró részleteket, amelyek külön-külön talán jelentéktelennek tűnnek, együtt viszont folyamatosan terhelik a figyelmünket.
Sokan ezt úgy fogalmazzák meg, hogy „egész nap jár valamin az agyam”. Ez nem véletlen. Az agyunk folyamatosan próbálja nyitva tartani azokat a feladatokat, amelyek még nem zárultak le, miközben újabb és újabb információk érkeznek.
A feladatváltásnak is ára van
Egy átlagos munkanap ritkán telik úgy, hogy nyugodtan végig tudunk vinni egyetlen feladatot. Miközben ajánlatot írunk, megcsörren a telefon. A beszélgetés után érkezik egy e-mail, aztán egy kolléga kér segítséget, később pedig eszünkbe jut valami, amit gyorsan még el kell intézni.
Elsőre ezek csak néhány perces megszakításoknak tűnnek. A kutatások azonban azt mutatják, hogy minden ilyen váltásnak van egy kevésbé látványos következménye is. Amikor visszatérünk az eredeti feladathoz, időre van szükségünk ahhoz, hogy újra felépítsük azt a gondolatmenetet, amelyből néhány perccel korábban kiestünk.
Ez az időveszteség ritkán feltűnő. Nem tízperces szünetekről van szó, hanem néhány másodpercről vagy percről, amelyek újra és újra ismétlődnek. Egy nap végére azonban meglepően sok energiát emészthetnek fel.
Nem a memória a legjobb hely a feladatok tárolására
Van egy érdekes jelenség, amelyet szinte minden vállalkozó ismer. Eszébe jut valami fontos, miközben éppen egy másik feladaton dolgozik. Mivel nem szeretné elfelejteni, fejben próbálja tartani. Néhány perc múlva újabb gondolat érkezik, aztán még egy.
A probléma nem az, hogy ezek a feladatok bonyolultak. Sokkal inkább az, hogy folyamatosan jelen vannak a háttérben, és csendben versenyeznek a figyelmünkért.
Éppen ezért sok produktivitási szakember nem azért javasolja a feladatok leírását, mert attól jobb lesz a memóriánk. Sokkal inkább azért, mert amikor tudjuk, hogy egy információ biztonságos helyen van, az agyunknak sem kell folyamatosan emlékeztetnie rá.
A cél nem az, hogy mindenre emlékezzünk
Sok vállalkozó úgy érzi, akkor dolgozik jól, ha minden részletet fejben tud tartani. Valójában ez egyre nehezebbé válik, ahogy a vállalkozás fejlődik.
Nem attól leszünk szervezettebbek, hogy még több információt próbálunk megjegyezni. Inkább attól, hogy tudjuk, hol találjuk meg őket, amikor szükség van rájuk.
Ez elsőre apró különbségnek tűnik, mégis sokat változtat a mindennapokon. Ha nem kell egész nap attól tartani, hogy valamit elfelejtünk, több figyelem marad azokra a feladatokra, amelyek valóban gondolkodást, kreativitást vagy jó döntéseket igényelnek.
Talán ez az egyik legnagyobb félreértés a hatékony munkával kapcsolatban. Nem az a cél, hogy az agyunk egyre több információt tároljon. Sokkal inkább az, hogy ne kelljen olyan dolgokra emlékeznie, amelyeknek már régóta megvan a helyük egy jól működő rendszerben.
