Vannak feladatok, amelyeket szinte gondolkodás nélkül elvégzünk. Megválaszolunk egy e-mailt, visszahívunk egy ügyfelet vagy elküldünk egy dokumentumot. Aztán vannak azok a teendők, amelyek napokig, néha hetekig ott maradnak a listán. Nem azért, mert ne lennének fontosak, hanem mert valamiért mindig találunk náluk sürgősebb vagy egyszerűbb feladatot.
A legtöbb vállalkozó pontosan ismeri ezt az érzést. Elkészíteni egy nagyobb ajánlatot, rendbe tenni az adminisztrációt, átnézni a pénzügyeket vagy újragondolni egy folyamatot nem feltétlenül bonyolult munka. Mégis ezek azok a feladatok, amelyekre a legnehezebb rávenni magunkat.
Sokáig azt hittük, hogy ez egyszerű akaraterő kérdése. A pszichológiai kutatások azonban ennél árnyaltabb képet mutatnak.
A halogatás nem feltétlenül lustaság
Ha egy feladat kellemetlennek, túl nagynak vagy bizonytalannak tűnik, az agyunk természetes módon olyan tevékenységeket keres, amelyek gyorsabb sikerélményt adnak.
Ezért fordulhat elő, hogy egy régóta halogatott ajánlat helyett inkább megválaszolunk néhány e-mailt, rendet rakunk az íróasztalon vagy elintézünk néhány apró feladatot. Ezek is hasznos dolgok, mégis sokszor csak azt a célt szolgálják, hogy egy kicsit később kelljen szembenéznünk azzal, amit valóban el kellene kezdenünk.
Érdekes módon ilyenkor nem a munka mennyisége a legnagyobb akadály, hanem maga az indulás.
Az első lépés gyakran nagyobbnak tűnik, mint amekkora valójában
Gondolj bele, hányszor fordult már elő veled, hogy egy feladattól egész délelőtt tartottál, aztán amikor végre nekikezdtél, húsz perc múlva azon kaptad magad, hogy már teljesen belemerültél.
Ez nem véletlen.
Amíg egy feladat csak a fejünkben létezik, hajlamosak vagyunk sokkal nagyobbnak és bonyolultabbnak elképzelni, mint amilyen a valóságban. Az első néhány perc viszont segít abban, hogy a bizonytalanságot felváltsa a cselekvés.
Éppen ezért sok produktivitási módszer nem arra biztat, hogy egy egész projektet próbáljunk egyszerre megoldani. Inkább arra, hogy csak az első, egészen apró lépést tegyük meg.
Megnyitni a dokumentumot.
Leírni az első mondatot.
Összegyűjteni a szükséges adatokat.
Ezek önmagukban nem oldják meg a feladatot. Arra viszont gyakran elegendők, hogy elindítsák a folyamatot.
A vállalkozásban is működik
Ez különösen igaz azokra a munkákra, amelyeknek nincs egyértelmű kezdőpontjuk.
Egy ajánlat elkészítése elsőre nagy feladatnak tűnik. Valójában azonban több kisebb lépésből áll. Először össze kell gyűjteni az ügyfél igényeit, aztán átgondolni a megoldást, végül elkészíteni az ajánlatot.
Ugyanez igaz egy régóta halogatott adminisztrációra vagy egy új folyamat kialakítására is. Minél kevésbé egyértelmű, hogyan kezdjük el, annál könnyebb későbbre halasztani.
Ha viszont csak az első lépésre koncentrálunk, a feladat hirtelen sokkal kezelhetőbbé válik.
Nem kell mindig motiváltnak lenni
Sok tanács arról szól, hogyan találjuk meg a motivációt. A valóságban azonban a legtöbb vállalkozó nem azért dolgozik, mert minden reggel lelkesedéssel ül le a gép elé.
Sokkal inkább azért haladnak a dolgok, mert kialakulnak azok a szokások, amelyek akkor is működnek, amikor éppen nincs különösebb kedvünk hozzá.
Talán ezért olyan fontos az első néhány perc. Nem azért, mert varázslatosan megváltoztatja a hozzáállásunkat, hanem mert segít átlépni azt a küszöböt, ahol a gondolkodást felváltja a cselekvés.
A legtöbb nagy projekt, sikeres együttműködés vagy jól működő vállalkozás sem egyetlen hatalmas lendülettel épült fel. Hanem rengeteg olyan pillanatból, amikor valaki úgy döntött, hogy nem az egész feladatra koncentrál, hanem egyszerűen megtette az első lépést.
