Hamarosan egy nagyobb szoftverfrissítés érkezik az Innonest rendszerébe. Több meglévő felületet és munkafolyamatot átdolgoztunk, emellett számos új lehetőség is bekerül a rendszerbe.
Mielőtt azonban a „nagyobb frissítés” hallatán teljesen új felületekre és felforgatott munkafolyamatokra gondolnál, szeretnénk megnyugtatni: az Innonest továbbra is ismerős marad. A megszokott működés alapjai nem változnak meg, a fejlesztések célja elsősorban az, hogy a rendszer használata átláthatóbbá, gyorsabbá és kényelmesebbé váljon.
Miért volt szükség a frissítésre?
Az Innonest az elmúlt években folyamatosan fejlődött. Új funkciók és munkafolyamatok kerültek a rendszerbe, miközben a felhasználói igények és a programmal elvégezhető feladatok is egyre sokrétűbbé váltak.
Egy idő után ezért már nem volt elegendő egy-egy új lehetőséggel kiegészíteni a meglévő felületeket. Szükségessé vált bizonyos folyamatok teljes átgondolása is: hol lehetne kevesebb kattintással dolgozni, mely információkat lehetne átláthatóbban megjeleníteni, és hogyan lehetne elkerülni, hogy egy egyszerű adatmódosítás miatt meg kelljen szakítani az aktuális feladatot.
A frissítés során ezért nemcsak új funkciókat hoztunk létre. Számos meglévő megoldást is továbbfejlesztettünk annak érdekében, hogy jobban igazodjanak a mindennapi munkához.
Dokumentumkezelés
A frissítés egyik legfontosabb része a dokumentumkezelés megújítása.
Az új felület a jelenlegi rendszer felépítésére épül, így a használata továbbra is ismerős marad. A kezelési lehetőségek azonban több ponton is bővülnek: átláthatóbbá válik a dokumentumok szerkesztése, a kapcsolódó információk kezelése és a dokumentumon elvégezhető műveletek köre.
A nézet beállításainál lehetőség lesz a beszerzési ár és a profit megjelenítésére is. Így azok a felhasználók, akiknek ezekre az adatokra szükségük van, közvetlenül a dokumentumon ellenőrizhetik őket.
Ügyféladatok kezelése
A fejlesztés egyik legfontosabb célja az volt, hogy munka közben minél ritkábban kelljen kilépni a dokumentum szerkesztőfelületéről.
A kiválasztott ügyfél telephelyei és kapcsolattartói egyszerűbben kereshetők és módosíthatók, valamint új cím vagy kapcsolattartó is rögzíthető anélkül, hogy félbe kellene szakítani a dokumentum szerkesztését.
Az ügyféladatok között a közösségi adószám és a csoportazonosító is megadható. Új ügyfél rögzítésekor pedig a dokumentumon kiválasztott nyelv, árkategória, fizetési határidő, deviza és fizetési mód is elmenthető az ügyféltörzsbe, amennyiben az ügyfelet hozzáadjuk a törzsadatokhoz.
A fizetési határidők kezelése szintén rugalmasabbá válik. A korábbi, előre meghatározott lehetőségek mellett egyedi fizetési határidők is létrehozhatók, akár közvetlenül a dokumentum szerkesztése közben.
A munkalapokon használt külső munkavégzési címek elmenthetők, később pedig kereséssel egyszerűen kiválaszthatók.
Berendezések–eszközök modul
A Berendezések–eszközök modult használó vállalkozások közvetlenül a dokumentum szerkesztése közben is rögzíthetnek új eszközt vagy berendezést.
A kiválasztott eszközhöz megjegyzés, csatolmány és következő szervizidőpont is hozzáadható anélkül, hogy külön meg kellene nyitni a hozzá tartozó menüpontot.
Gépjármű modul
A Gépjármű modulban az ügyfélhez tartozó járművek adatai szintén egyszerűbben kezelhetők.
Új gépjármű a dokumentum szerkesztése közben is rögzíthető, a meglévő adatok pedig közvetlenül a munkafolyamat részeként módosíthatók és kiegészíthetők.
Kerékpár modul
A Kerékpár modul hasonló módon támogatja a kerékpárok adatainak kezelését.
A dokumentum készítése közben új kerékpár rögzíthető, valamint a kapcsolódó megjegyzések, mellékletek és következő szervizidőpontok is kezelhetők.
A Berendezések–eszközök, a Gépjármű és a Kerékpár különálló modulok. A rendszerben ezek közül az adott vállalkozás működéséhez illeszkedő modul választható és használható.
Tételkezelés
A dokumentumok tételeinek kezelése több ponton is megújul.
A tételsorok sorszámozást kapnak, a keresési találatoknál pedig külön jelölések segítenek felismerni például a gyári számos vagy készletet nem kezelő termékeket. Új keresési lehetőségek érkeznek a gyári számok és a raktárak kiválasztásához is.
A tételeknél további adatok rögzíthetők, például a termék színe, mérete és súlya. Tételsablonok is beszúrhatók, valamint egy új, címből és szövegből álló tételtípus is elérhetővé válik.
Az árak ellenőrzését több új lehetőség támogatja. Megnézhető például, hogy az adott ügyfél korábban milyen áron vásárolta meg ugyanazt a terméket vagy szolgáltatást.
Hosszabb tételsorok esetén egyszerűsített nézetek segítik az áttekintést, a részletesebb összesítőben pedig külön jelenhetnek meg a nyomtatási képen látható és elrejtett tételek.
A dokumentumok ár nélkül is kinyomtathatók. Ebben az esetben a nyomtatási képen a tételek árai mellett a dokumentum végösszege sem jelenik meg.
Dokumentumok másolása és összevonása
A dokumentumok másolása és összevonása is új lehetőségekkel bővül.
Több dokumentum kijelölésével egyetlen új dokumentum hozható létre. Így például több árajánlatból egy megrendelőlap, több munkalapból pedig egy teljesítésigazolás készíthető.
Az összevonás során az azonos nevű, árú és kedvezményű tételek összevonhatók, az eltérő tartalmú tételek pedig külön sorban maradnak. Az összevonás azonos devizában készült dokumentumok között használható.
A kijelölt dokumentumokon további csoportos műveletek is elvégezhetők. Több dokumentum állapota egyszerre módosítható, valamint a dokumentumok csoportosan másolhatók, exportálhatók, letölthetők vagy törölhetők. A rendszer a kijelöléseket lapozás közben is megőrzi.
Készletmozgások
A dokumentumok közötti készletmozgások kezelése is átláthatóbbá válik.
Amikor egy készletet kezelő dokumentumból egy másik, szintén készletet kezelő dokumentum készül, a készletmozgás átkerül az új dokumentumra. Így ugyanaz a tétel nem kerül kétszer levonásra a készletből.
Ha például egy készletet kezelő munkalapból szállítólevél készül, a munkalaphoz tartozó készletmozgás visszafordul, majd átkerül a létrehozott szállítólevélre. Ettől kezdve az új dokumentum kezeli az érintett tételek készletmozgását.
A dokumentumoknál részletesebben ellenőrizhetők lesznek a kapcsolódó raktári bizonylatok, a pozitív és negatív készletmozgások, valamint a tételeken végzett mennyiségi változtatások is.
A tételnapló megmutatja, hogy ki, mikor és milyen módosítást végzett, valamint azt is, hogy a készletkezelt termék melyik raktárból származik.
Dokumentumszerkesztési napló
A megújult dokumentumkezelés a több munkatárssal végzett közös munkát is támogatja.
A dokumentumszerkesztési naplóban látható lesz, hogy ki és mikor módosította az adott dokumentumot.
A rendszer arra is figyelmeztet, ha ugyanazt a dokumentumot egy másik munkatárs éppen szerkeszti. A felugró üzenetben az is megjelenik, hogy ki dolgozik rajta, így elkerülhető, hogy a munkatársak véletlenül felülírják egymás változtatásait.
Dokumentumok küldése e-mailben
A dokumentumok e-mailben történő elküldésére szolgáló felület szintén átalakul.
A kapcsolódó dokumentumok és azok mellékletei egyszerűbben áttekinthetők és csatolhatók lesznek. Emellett az ügyféltörzsben az adott ügyfélhez feltöltött fájlok közül is lehet választani.
A cégadatoknál céges dokumentumtár alakítható ki. Az ide feltöltött általános dokumentumok, tájékoztatók és egyéb fájlok a munkatársak számára is megjelennek a dokumentum e-mailes küldésekor, így egyszerűen csatolhatók az üzenethez.
Munkaórák
Új szerkesztőfelület érkezik a munkaórák rögzítéséhez, amely egyszerűbbé és átláthatóbbá teszi a dokumentumokhoz kapcsolódó munkavégzés kezelését.
A teljesített munkaórák grafikus formában is megjelennek, így könnyebben áttekinthetővé válik, hogy mennyi időt fordítottak az adott munkára.
Kisebb változások, amelyek együtt sokat számítanak
A nagyobb újdonságok mellett több olyan módosítás is készül, amely önmagában talán apróságnak tűnik, a napi használat során azonban érezhetően egyszerűbbé teheti a munkát.
Megújul például a munkavégzési kategóriák és a hozzájuk kapcsolható jogi szövegek kezelése. A kategóriák és a jogi szövegek külön-külön rögzíthetők, majd igény szerint összekapcsolhatók.
A keresési lehetőségek bővítése, a részletesebb naplók, az új nézetek és a könnyebben elérhető beállítások mind ugyanazt a célt szolgálják: kevesebb megszakítással, gyorsabban és átláthatóbban lehessen elvégezni a mindennapi feladatokat.
Részletesen is bemutatjuk az újdonságokat
A frissítés számos területet érint, ezért a következő időszakban külön e-mailekben is bemutatjuk a legfontosabb változásokat.
Részletesen foglalkozunk többek között a dokumentumok és tételek kezelésével, az ügyféladatok rögzítésével, a választható nyilvántartási modulok újdonságaival, a dokumentumok összevonásával, a készletmozgások követésével, valamint az új ellenőrzési és naplózási lehetőségekkel.
Így nemcsak azt mutatjuk meg, hogy mi változik az Innonestben, hanem azt is, hogyan használhatod ki az új lehetőségeket a mindennapi munkád során.
